إدارة المشاريع والمهام داخل نظام الموارد البشرية: كيف يعمل EMPID

لماذا تُدار المشاريع والمهام قرب بيانات الموظفين؟

أغلب أدوات المشاريع المستقلة لا تعرف شيئاً عن موظفيك. لا تعرف من على رأس العمل ومن في إجازة، ولا من انتهى عقده، ولا من يتبع أي مدير. فيضطر المنسّق إلى ترقيع المعلومة يدوياً كل أسبوع، وتتحول الخطة إلى صورة قديمة للواقع.

في EMPID المشروع يقف على سجل الموظف نفسه. حين تختار مدير المشروع أو تضيف عضواً تبحث عنه بالاسم أو البريد الإلكتروني أو الرقم الوظيفي من الدليل الموجود أصلاً، فلا يتكرر موظف ولا يُكتب اسم بتهجئتين. والصلاحيات تتبع الأدوار: الموظف العادي يرى «المشاريع المسندة إليك» فقط، ومن يملك صلاحية الإدارة يرى «جميع المشاريع».

ولأن الفريق في كثير من شركات الخليج يخلط العربية بالإنجليزية في يوم واحد، فالشاشات نفسها تعمل بالعربية من اليمين إلى اليسار أو بالإنجليزية، وتبقى الأرقام بالصيغة الغربية 0-9 في الواجهتين، فلا يتحول تاريخ الاستحقاق إلى لغز عند من يقرأ تقرير المشروع.

الثمن أن الوحدة مصممة لإدارة العمل والأشخاص حوله، لا لتكون برنامج جدولة هندسية متخصصاً. سنعود إلى هذه النقطة في آخر المقال.

كيف تنشئ مشروعاً في EMPID خطوة بخطوة؟

من صفحة «المشاريع» تضغط «مشروع جديد». النموذج يطلب اسم المشروع ورمزه، والرمز إلزامي فعلاً، وفي الحقل مثال بصيغة PROJ-001. اتفق مع فريقك مبكراً على نمط ثابت للرمز، كرمز العميل متبوعاً بالسنة، لأنه سيظهر في البحث وفي تقارير الوقت لاحقاً. بعده مدير المشروع، وهو حقل إلزامي كذلك.

ثم تواريخ البدء والانتهاء، والميزانية، والساعات المقدرة، ونسبة الإنجاز. الحالات المتاحة: قيد التخطيط، نشط، معلق، مكتمل، ملغي. بعد الحفظ تفتح تفاصيل المشروع فتجد أقسام «المهام» و«الفريق» و«المعالم الرئيسية» و«الجدول الزمني».

أمر أخير في هذه الخطوة: حين تضيف موظفاً إلى مشروع يصله إشعار بالإسناد، فلا حاجة إلى رسالة جانبية تقول له افتح النظام. اجعل اسم المشروع ووصفه واضحين إذن، لأنهما أول ما سيقرؤه.

وإذا انتهى مشروع أو أُلغي فلا تبحث عن زر حذف. الزر الموجود هو «أرشفة المشروع»، ورسالة التأكيد تقول صراحة إن المشروع ومهامه يبقيان في السجل. تجدهما لاحقاً تحت «المشاريع المؤرشفة»، ويمكنك «استعادة المشروع» إن عاد العميل بعد ستة أشهر يطلب تعديلاً بسيطاً.

من شاشة EMPID العربية بيئة عرض تجريبية

كيف تربط الفرق بالمشروع دون أن تخسر السيطرة على الصلاحيات؟

داخل المشروع ثلاث طرق لتحديد من يعمل عليه. الأولى «إضافة عضو فريق»، ولكل فرد دور: عضو أو قائد الفريق أو مراجع. الثانية ربط فريق كامل من «فرق المشروع»، فتحدد إن كان «الفريق المسؤول» أو «الفريق المساهم» أو «الفريق المعني»، مع نسبة تخصيص من 0 إلى 100 وتاريخي البدء والانتهاء. الثالثة زر «استيراد أعضاء الفريق الحاليين» الذي يضيفهم إلى المشروع دفعة واحدة.

وهنا يقع خطأ شائع في أي نظام يعتمد النسخ لا الربط، وأقدمه كمثال متخيّل: مدير مشاريع في شركة خدمات في الرياض يستورد فريق الصيانة إلى مشروع في يناير. في مارس ينتقل ثلاثة منهم إلى قسم آخر، ويبقى المشروع يعرض أسماءهم. السبب أن الاستيراد لقطة لحظية وليس مزامنة مستمرة، ورسالة التأكيد في الشاشة تقول ذلك. العلاج بسيط: ضع مراجعة أعضاء المشروع في اجتماعك الشهري.

وتذكّر أن تاريخ انتهاء التخصيص معلومة تخطيطية، ومروره لا يسحب وصول الموظف إلى المشروع تلقائياً. سحب الوصول قرار تتخذه بإزالة العضو. أما «إلغاء ربط الفريق» فيُبقي أعضاء المشروع وسجل المهام كما هم.

كيف تتابع المهام يومياً: الحالات والمحظورات وعبء العمل؟

صفحة «المهام» تعرض «لوحة المهام» مع عوامل تصفية جاهزة: «مهامي» و«متأخرة» و«غير معيّنة» و«محظورة». الحالات خمس: معلقة، قيد التنفيذ، قيد المراجعة، مكتملة، ملغاة. والأولوية من منخفضة إلى عاجلة. لكل مهمة موظف مسند إليه وتاريخ استحقاق وساعات مقدرة ونسبة إنجاز.

ما أحبه في المنطق أنه صارم قليلاً. إذا اخترت مشروعاً فلا تُسند المهمة إلا لعضو في ذلك المشروع، وإذا لم تختر مشروعاً ولا فريقاً فلا تُسند إلا إلى نفسك، والنظام يشرح السبب في تلميح تحت الحقل. قد يبدو هذا تقييداً حتى يحدث أن تُسند مهمة إلى موظف لا يرى المشروع أصلاً.

داخل المهمة تجد التعليقات والمهام الفرعية و«المهام المانعة»، أي ما يجب إنجازه قبل البدء، والمتابعين، ومرفقات المستندات لمن يملك الصلاحية. وفوق القائمة لوحة «عبء المهام» تعرض لكل موظف عدد مهامه المفتوحة والمتأخرة والمحظورة، وساعاته المقدرة مقابل المعتمدة. استعملها حين تريد أن تعرف لماذا يتأخر فلان قبل أن تسأله.

من شاشة EMPID العربية بيئة عرض تجريبية

كيف تعرف أن الفريق يتسع للمشروع قبل أن يبدأ؟

نسبة التخصيص وحدها تخدعك أحياناً. موظف مخصص بنسبة 50 بالمئة لمشروعين وبنسبة 40 لثالث يقف عند 140 بالمئة، ولن يخبرك أحد حتى تتأخر المخرجات. لذلك ستجد في تفاصيل المشروع قسم «سعة الموارد»: تختار «بداية الفترة» و«نهاية الفترة» وتضغط «معاينة السعة».

المعاينة لا تكتفي بضرب النسبة في ساعات الأسبوع. هي تقرأ ساعات عمل مساحة العمل، وورديات الموظف إن وُجدت، والعطل الرسمية، والإجازات المعتمدة، وتاريخ بدء الموظف أو انتهاء خدمته، ثم تعرض لكل موظف «الساعات المتاحة» و«الساعات المخصصة». وبما أن أسبوعك قد يكون الأحد إلى الخميس أو السبت إلى الخميس، فالمصدر هو «تقويم مساحة العمل» لا افتراض النظام. وإن عرّفت وردية مخفضة لرمضان انعكست على المتاح. وإن لم يكن للموظف جدول مهيأ تقرأ الشاشة «غير مهيأ» ولا يخترع النظام رقماً.

إذا تجاوز التخصيص 100 بالمئة عبر المشاريع ظهر تحذير «تخصيص زائد عبر المشاريع» ولم يُسمح بـ«اعتماد خط الأساس» قبل معالجته. خط الأساس نسخة معتمدة بإصدار لا تتغير بعد ذلك، وتقارن بها لاحقاً الساعات الفعلية. ومدير المشروع الذي يُضاف تلقائياً يبدأ بتخصيص صفر بالمئة، حتى لا يُحسب وقته الإداري طاقة تنفيذية دون قرار منك.

ما الفرق بين نسبة الإنجاز والساعات الفعلية؟

يسجل كثيرون نسبة إنجاز 60 بالمئة ثم يضربونها في الميزانية ليعرفوا ما صُرف. هذا تخمين، وEMPID لا يفعله. نسبة الإنجاز في المشروع والمهمة حقل يدوي يعبّر عن تقدم التسليم. أما الساعات الفعلية فتأتي من إدخالات تتبع الوقت بعد أن يعتمدها المدير.

ولهذا الفصل فائدة عملية في اجتماع الإدارة: حين يسأل المالك لماذا لم تتحرك التكلفة رغم أن الفريق يقول إنه أنجز نصف العمل، تجيبه بساعات معتمدة لا بانطباع. قد يكون النصف الآخر من الساعات ما زال ينتظر الاعتماد فقط.

حين تفتح «تقارير وقت المشاريع» تختار مشروعاً ونطاقاً زمنياً وتضغط «إنشاء التقرير». تظهر «الساعات الفعلية المعتمدة» منفصلة عن «ساعات بانتظار الاعتماد»، ثم «الساعات القابلة للفوترة» ونسبتها، ثم مقارنة «الساعات الفعلية / المخططة». فإن كان مديرك يعتمد الجداول آخر الشهر فلا تستغرب أن ساعات الأسبوع الماضي ما زالت في خانة الانتظار.

الساعات المعتمدة تأتي من وحدة تتبع الوقت، ولذلك تكتمل الصورة حين تُفعّل الوحدتان معاً. وللجانب المالي مقال مستقل عن تكلفة العمالة على المشاريع والمقاولين، أما تسجيل الساعات والعمل الإضافي فله مقال تتبع الوقت.

كيف تخطط لحظر العمل وقت الظهيرة في دول الخليج؟

إن كانت مشاريعك ميدانية فجدول الصيف يجب أن يتغير. دول الخليج تمنع العمل المباشر تحت الشمس في ساعات الظهيرة صيفاً، لكن التواريخ والساعات تختلف من دولة إلى أخرى. الجدول أدناه ما وجدته منشوراً من الجهات المعنية والتغطيات الموثوقة، وقد يتغير من عام لعام، فتحقق من التعميم الساري قبل أن تبني عليه عقداً أو جدولاً.

ما يفعله EMPID هنا عملي لا قانوني. هو لا ينبهك إلى الحظر، فهذا ليس من وظيفته. لكنه يتيح أن تنقل المهام الميدانية إلى مواعيد استحقاق واقعية، وأن تعرّف لعمال الموقع ورديات صباحية ومسائية تنعكس في سعة الموارد. وفي السعودية يحدد نظام العمل ساعات العمل الفعلية للعامل المسلم في رمضان بست ساعات يومياً و36 أسبوعياً، فضعها في حسابك عند التخطيط. هذه معلومات عامة وليست استشارة قانونية، والأنظمة تتغير.

ولا تنس الصيف في الجدول الأوسع: بين يونيو وسبتمبر تتزامن الإجازات السنوية مع فترة الحظر في أكثر من دولة، فتضيق السعة من جهتين. معاينة السعة بتواريخ يوليو وأغسطس قبل توقيع الالتزامات أرخص بكثير من اكتشاف النقص في أغسطس نفسه.

ما الذي لا تفعله وحدة المشاريع والمهام؟

لنكن واضحين. الوحدة لا تصدر فواتير للعملاء، وتكلفة العمالة أمرها في وحدة منفصلة بصلاحيات مالية مقيدة. ولا يرتبط EMPID بأي جهة حكومية في الخليج، فلا علاقة للمشروع بتصاريح العمل أو بأنظمة الوزارات، وكل ما يفعله أنه يُبقي سجل العمل والأشخاص مرتباً. كذلك نسبة الإنجاز لا تتحول إلى ساعات، واستيراد الفريق لا يتحدث تلقائياً، وتاريخ انتهاء التخصيص لا يسحب الوصول.

ولا تتوقع أن يختار لك النظام من يستحق المهمة. هو يعرض عبء كل موظف وسعته، وأنت من يقرر. أما إشعارات الإسناد فتصل إلى الموظف عبر نظام الإشعارات، وإن أردت حملات بريدية أو رسائل جماعية فذلك في وحدة البريد الإلكتروني لا هنا.

وهي ليست بديلاً عن جدولة موقع بناء بمئات الأنشطة المترابطة. إن كنت تحتاج مخططاً زمنياً مفصلاً بهذا الحجم فاسأل الريتاج عما هو متاح اليوم قبل أن تبني عليه قراراً.

والوصول يتبع الصلاحيات في كل ما سبق. مرفقات المستندات في المهام مقيدة لبعض الأدوار، ومن لا يملك صلاحية القراءة لا يرى المشروع، وكل تعديل مهم يمر عبر التدقيق المعتاد في النظام.

أسئلة شائعة