وحدة البريد الإلكتروني في EMPID تتيح لفريق الموارد البشرية كتابة رسالة أو اختيار قالب جاهز، ووضع متغيرات مثل اسم الموظف، وإرسالها إلى عناوين أو أرقام موظفين، أو جدولتها بتوقيت مدينة خليجية. وتضم القوالب والفئات والتواقيع وقائمة إلغاء الاشتراك وإعدادات الإرسال عبر خادم SMTP الخاص بشركتك.
قبل إجازة العيد بيومين تحتاج إلى رسالة واحدة تصل إلى كل الموظفين: مواعيد الدوام، ومن يتصل بمن في الحالات العاجلة، وتذكير بأن الإجازات لا تُرحَّل. تكتبها على عجل، وتنسخ الأسماء من ملف، وتنسى أن بعضهم يقرأ بريده بالعربية وبعضهم بالإنجليزية. وبعد أسبوع تكتب رسالة مشابهة من الصفر. هذا التكرار بالذات هو ما تحل الوحدة جزءاً منه.
هذا المقال عن قوالب البريد الإلكتروني للموارد البشرية في EMPID: كيف تعدّها مرة واحدة وتستعملها طويلاً، وكيف تجدولها بتوقيت يناسب فريقك، وما الذي لا تجده في هذه الوحدة. اسمها في قائمة الباقات البريد الإلكتروني والحملات، وسعرها المعلن 2 ريال أو 2 درهم لكل موظف نشط شهرياً، مع تجربة مدتها 14 يوماً.
كيف ترسل رسالة موارد بشرية من قالب جاهز في EMPID؟
افتح صفحة البريد الإلكتروني. في الأعلى قائمة لاختيار قالب، وهو اختياري، فإن اخترت واحداً امتلأ الموضوع والنص وبقيا قابلين للتعديل. بعدها حقل المستلمين الذي يقبل عناوين بريد أو أرقام موظفين مفصولة بفواصل، فتكتب مثلاً عنواناً خارجياً بجانب رقمين من أرقام فريقك، ثم الموضوع، ثم نص الرسالة الذي يدعم HTML. وإذا لم تكن لديك صلاحية البريد، فلن ترى الصفحة أصلاً، وهذا مقصود: الصلاحية هنا تتحكم فيمن يخاطب الموظفين باسم الشركة.
الجميل في الشاشة معاينة البريد الإلكتروني على الجانب. تعرض الرسالة بالشكل الذي ستصل به، وتظهر المتغيرات مثل اسم الموظف داخل مربعات زرقاء بقيم نموذجية، وتذكّرك الشاشة بأن بيانات الموظف الفعلية هي التي تُستعمل عند الإرسال. وتحتها قائمة المتغيرات المتاحة بزر نسخ لكل منها، مثل الاسم الكامل ورقم الموظف والبريد الإلكتروني.
هذه الصفحة للإرسال السريع، وكل ما تحتاجه فيها على شاشة واحدة. إذا أردت شيئاً يتكرر فاحفظه قالباً من الإعدادات الإدارية، وإذا أردت أن يصل لاحقاً فاضغط زر الرسائل المجدولة الذي في رأس الصفحة نفسها بدل أن تنتظر الموعد بنفسك.
كيف تبني قوالب عربية وإنجليزية دون أن تتشتت؟
القوالب تُدار من الإعدادات الإدارية، في تبويب قوالب البريد الإلكتروني. لكل قالب اسم وموضوع ونص ومتغيرات، وأزرار للمعاينة والنسخ وإرسال بريد تجريبي والحذف. والفئات تساعدك على الترتيب، وفي الخدمة الخلفية فئات مثل الإشعارات والتهيئة والرواتب والإجازات والحضور والأداء والمزايا ومخصص.
نقطة يجب أن تعرفها من البداية: القوالب الافتراضية الأربعة التي تُنشأ لمساحة العمل، وهي ترحيب وإعادة تعيين كلمة المرور وطلب إجازة ومعالجة الرواتب، نصوصها بالإنجليزية. فلن تجد قالباً عربياً جاهزاً بانتظارك. أنشئ نسختك العربية بنسخ القالب ثم تعديله، واحتفظ بنسخة إنجليزية بجانبها لمن يفضلها، وسمّ كلاً منهما باللغة في اسمه حتى لا يختار أحد الخطأ.
ولأن نص القالب يقبل HTML، يمكنك ضبط الاتجاه من داخله، بوسم يلف الفقرة العربية ويحدد الاتجاه من اليمين إلى اليسار. لكن لا تفترض أن كل تنسيق سيصل كما كتبته. أرسل إلى نفسك تجربة وافتحها على هاتف وعلى بريد المكتب قبل اعتماد القالب.
أما المتغيرات فهي بصيغة مزدوجة مثل employee_name وstart_date وend_date. والقالب الجيد يحتاج إلى متغير واحد أو اثنين، لا عشرة. كل متغير إضافي يضيف فرصة لأن يظهر الاسم فارغاً. وجرّب القالب مع موظف تعرف بياناته جيداً، حتى تلاحظ أي متغير يظهر فارغاً.
كيف تجدول البريد ليصل بتوقيت دبي أو الرياض أو مسقط؟
الرسائل المجدولة لها صفحة مستقلة. تنشئ فيها رسالة باسم حملة وموضوع ونص، وتحدد تاريخ الإرسال ووقته، ثم المنطقة الزمنية، وتستطيع تعديلها أو إلغاءها قبل موعدها. وقائمة المناطق تتضمن المدن الخليجية: دبي والرياض وقطر والكويت والبحرين ومسقط.
هذا مهم فعلاً لمن يدير فريقاً موزعاً. تقول قاعدة بيانات المناطق الزمنية المنشورة إن توقيت الإمارات وسلطنة عُمان هو UTC زائد أربع ساعات، وتوقيت السعودية وقطر والكويت والبحرين UTC زائد ثلاث، ولا تطبق هذه المناطق توقيتاً صيفياً. فإذا جدولت رسالة في العاشرة صباحاً بتوقيت الرياض وصلت إلى موظفيك في دبي في الحادية عشرة، إلا إن اخترت توقيتاً آخر.
فكّر في الموعد قبل الإرسال. رسالة تصل في ليلة العيد تضيع، ورسالة تصل في منتصف نوبة عمل ميدانية لن تُقرأ. اختر بداية الدوام، واترك أهم الرسائل ليوم عمل لا يسبق إجازة مباشرة.
وتذكر الشاشة أن الرسائل المتوقفة مؤقتاً تُستأنف عند تفعيل وحدة البريد الإلكتروني بالكامل مرة أخرى. فإن أوقفت الوحدة أو انتهت تجربتها، راجع الرسائل المجدولة قبل أن تعيد تفعيلها.
| المدينة | الفرق عن التوقيت العالمي | تغيير صيفي |
|---|---|---|
| دبي | زائد 4 ساعات | لا يوجد |
| مسقط | زائد 4 ساعات | لا يوجد |
| الرياض | زائد 3 ساعات | لا يوجد |
| قطر | زائد 3 ساعات | لا يوجد |
| الكويت | زائد 3 ساعات | لا يوجد |
| البحرين | زائد 3 ساعات | لا يوجد |
كيف تكتب رسالة موارد بشرية يقرؤها الموظف فعلاً؟
الأداة تنقل الرسالة، لكنها لا تكتبها. وأكثر رسائل الموارد البشرية التي تُتجاهل تشترك في العيب نفسه: موضوع عام مثل تنبيه مهم، ونص طويل يدفن المطلوب في آخر فقرة.
اجعل الموضوع يحمل الإجراء والموعد، كأن تكتب: مطلوب قبل الخميس، تحديث بيانات الإقامة. واجعل السطر الأول يقول ما المطلوب، ومن يتواصل معه الموظف إن تعثر. في فريق متعدد الجنسيات، لا تفترض أن الجميع يقرأ الفصحى الرسمية بسهولة، فاستعمل جملاً قصيرة ومباشرة، وأضف سطراً بالإنجليزية تحتها إن كان في الفريق من لا يقرأ العربية.
وراعِ المناسبات دون إسراف. تهنئة قصيرة قبل العيد أو في بداية رمضان تُقرأ، أما رسالة من أربع فقرات عن القيم فتُحذف. وإن كان للرسالة أثر على الراتب أو الإجازة، فاذكر ذلك صراحة في الجملة الأولى، حتى لا يكتشفه الموظف بعد فوات الأوان.
كل هذا يتحول إلى قوالب. اكتب مرة واحدة بعناية، ثم دع الفريق يعدّل المتغيرات فقط. وراجع القوالب مرتين في السنة، فالرسالة التي كانت صحيحة عن سياسة الإجازات قبل عام قد لا تكون كذلك اليوم، ولا شيء يحرج الإدارة مثل قالب قديم يخرج بتاريخ أو رقم هاتف لم يعد يعمل.
ما التواقيع وإعدادات الإرسال وقائمة إلغاء الاشتراك؟
هذه ثلاثة أشياء تبدو إدارية وتصنع الفرق بين رسالة تثق بها وأخرى تُحذف. الأول التواقيع: في الإعدادات الإدارية تبويب لتوقيعات البريد، تكتب فيها توقيعاً بصيغة HTML وتعيّن واحداً منها افتراضياً. وجود توقيع عربي موحد باسم الإدارة أفضل من أسماء مختلفة لكل من يرسل.
الثاني تكوين البريد الإلكتروني: خادم SMTP واسم المستخدم وخيارا TLS وSSL وعنوان المرسل الافتراضي واسمه، ومعها زر لاختبار الاتصال. تظهر حالة تؤكد أن الإعداد مكتمل أو غير مكتمل. اطلب من فريق تقنية المعلومات أن يكون عنوان المرسل من نطاق شركتك، لا من عنوان مجاني.
الثالث إدارة إلغاء الاشتراك. فيها قائمة بالعناوين التي ألغت اشتراكها، مع أرقام إجمالية للإلغاء الشامل والإلغاء الخاص بفئة، وتستطيع إضافة إلغاء يدوياً بسبب اختياري، أو إعادة اشتراك عنوان، وتفتح سجلاً بتاريخ كل إجراء وعنوان IP، وتصدّر القائمة بصيغة CSV. أعجبني أن الأمر موثق، لكن اسأل الريتاج قبل أن تعتمد على القائمة في رسائل واسعة: كيف تُطبَّق على كل نوع من الرسائل؟ لم أتحقق من ذلك في الشيفرة.
خطأ يتكرر: القالب الذي وصل إلى الجميع وفيه حقل فارغ
الخطأ الشائع افتراضي لكنه واقعي. تخيّل مسؤول موارد بشرية في مجموعة خدمات في الشارقة يكتب رسالة تذكير بقالب فيه متغير للتاريخ، ثم يكتب أرقام الموظفين في حقل المستلمين فيخطئ في رقمين. تعرض المعاينة قيماً نموذجية جميلة، فيضغط إرسال. يصل البريد إلى شخصين لا علاقة لهما بالموضوع، ويصل إلى غيرهما وفيه فراغ مكان التاريخ.
المعاينة لا تثبت أن بياناتك كاملة، فهي تعرض قيماً نموذجية كما تقول الشاشة نفسها. لذلك اعتمد على ثلاث خطوات قبل كل رسالة جديدة: إرسال تجريبي من محرر القالب إلى عنوانك، ثم قراءة الرسالة المستلمة كما يقرؤها الموظف، ثم مراجعة المستلمين سطراً سطراً. وفي الرسائل المتكررة، احتفظ بملف يحدد من يجب أن يصله كل قالب.
وفكر في أمر آخر. رسالة الموارد البشرية تحمل أحياناً معلومة حساسة عن الإجازة أو الراتب. استعمل القالب لإخبار الموظف بوجود إجراء، ودع التفاصيل داخل النظام المحمي بصلاحيات، بدل وضعها في صندوق بريد قد يُفتح على جهاز مشترك. وهذا ينسجم مع ما يقوله أي مسؤول أمن معلومات: ما لا يُكتب في البريد لا يتسرب منه.
ما الذي لا تجده في هذه النسخة، وماذا عن حماية البيانات؟
في الشيفرة مكونات لإرسال جماعي مصنف بالقسم أو الدور وبقائمة مخصصة، ولوحة تحليلات تعرض معدلات التسليم والفتح والنقر والارتداد. لكنني لم أجد لها صفحة تعمل في هذه النسخة من الواجهة، ولا مساراً في الخدمة الخلفية يخدمها. فلا تبنِ خطة على إحصاءات فتح الرسائل أو على حملات جماعية قبل أن تسأل الريتاج.
كذلك ليست هذه الوحدة منصة تسويق. لا تعتمد عليها في نشرات لعملاء خارجيين. هي أداة اتصال داخلي لفريق الموارد البشرية، وللقوالب والجدولة والتواقيع وسجل إلغاء الاشتراك.
وعناوين الموظفين بيانات شخصية. ويذكر دليل الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي أن للأفراد حقاً في معرفة الغرض من جمع بياناتهم، وأن الغرض يجب أن يكون موثقاً. وتذكر بوابة الحكومة الإماراتية أن قانون حماية البيانات الشخصية الاتحادي رقم 45 لسنة 2021 يحظر معالجة البيانات الشخصية دون موافقة صاحبها إلا في استثناءات محددة. فاستعمل عناوين موظفيك لأغراض عملهم، ولا تنقلها إلى قوائم أخرى.
هذه معلومات عامة وليست استشارة قانونية، والأنظمة تتغير، فاستشر مختصاً عن حالتك في كل دولة.
أسئلة شائعة
هل أستطيع إنشاء قوالب بريد عربية في EMPID؟
نعم، فالقوالب نص قابل للتحرير يدعم HTML. لكن القوالب الافتراضية الأربعة التي تُنشأ لمساحة العمل نصوصها إنجليزية، فعليك نسخ أحدها وتحرير نصه بالعربية، ثم اختبار الرسالة بإرسال تجريبي لتتأكد أن الاتجاه والتنسيق يصلان سليمين. ولا تنسَ أن تراجع الرسالة على الهاتف أيضاً.
هل أستطيع جدولة بريد إلكتروني بتوقيت مدينة خليجية؟
نعم، تتضمن قائمة المناطق الزمنية دبي والرياض وقطر والكويت والبحرين ومسقط، إضافة إلى التوقيت العالمي ومدن أخرى. تحدد الموعد والمنطقة، وتستطيع تعديل الرسالة المجدولة أو إلغاءها قبل موعدها من صفحة البريد المجدول في النظام. وراجع الموعد والمنطقة معاً قبل الحفظ.
ما المتغيرات التي يمكن استعمالها في الرسالة؟
تستعمل صيغة مزدوجة مثل employee_name للاسم، وتعرض الشاشة قائمة بمتغيرات الاسم الكامل ورقم الموظف والبريد الإلكتروني. قوالب الإجازات والرواتب الافتراضية تستعمل متغيرات مثل start_date وend_date وpay_period وnet_pay، وكلها تُستبدل ببيانات الموظف عند الإرسال. وتجنب كثرتها.
هل يوجد إرسال جماعي ولوحة إحصاءات لفتح الرسائل؟
لم نجد في هذه النسخة صفحة تعمل بها، رغم أن الشيفرة تتضمن مكونات لذلك. الموجود فعلاً هو الإرسال إلى عناوين أو أرقام موظفين، والجدولة، والقوالب. اسأل الريتاج عن موعد الحملات الجماعية وإحصاءات الفتح قبل أن تعتمد عليها.
كيف أضبط الإرسال من نطاق شركتي؟
من الإعدادات الإدارية، تبويب تكوين البريد الإلكتروني، تدخل خادم SMTP واسم المستخدم وخيار التشفير وعنوان المرسل الافتراضي واسمه، ثم تختبر الاتصال بالزر المخصص. يفضل أن يتولى فريق تقنية المعلومات ذلك، وأن يكون عنوان المرسل من نطاق الشركة نفسه. وراجع الإعداد بعد أي تغيير في كلمة مرور الحساب.
هل يحفظ EMPID توقيعات البريد؟
نعم، في تبويب توقيعات البريد الإلكتروني بالإعدادات الإدارية. تكتب التوقيع بصيغة HTML وتعيّن واحداً منها افتراضياً، ويمكنك إنشاء أكثر من توقيع، كتوقيع عربي وآخر إنجليزي، ثم تعديلها أو حذفها متى شئت لاحقاً. ويفيدك هذا حين يرسل أكثر من شخص باسم الإدارة.
خطوة عملية
قالب عربي واحد يكفي للبداية
ابدأ بالرسالة التي تكتبها أكثر من غيرها، كتذكير الإجازات أو إعلان تغيير الدوام. حوّلها إلى قالب عربي، وأرسل منه تجربة إلى نفسك، ثم جدولها بتوقيت فرعك. بعد ذلك أضف النسخة الإنجليزية والتوقيع الموحد، وإن احتجت إلى حملات جماعية فاسألنا أولاً. وتذكّر أن القالب الجيد يوفر وقتك، لكن المراجعة قبل الإرسال هي التي تحمي سمعة الإدارة أمام الموظفين.
إذا كان هذا التحدي قريباً من واقع عملك، اكتب لنا ما تحتاجه.
تحدث مع الريتاج
