نظام تأهيل الموظفين الجدد: قائمة مهام تعمل بدل رسائل واتساب

كيف تبني قالباً في نظام تأهيل الموظفين الجدد لا يتغير بتغير المسؤول؟

افتح «التأهيل» من القائمة الجانبية. الصفحة مقسمة إلى ثماني تبويبات: قوالب سير العمل، مهام الموظفين، المستندات، تتبع التقدم، طلبات إعداد تقنية المعلومات، المهام التدريبية، التحليلات، الإشعارات. ابدأ من الأول واضغط «+ سير عمل جديد».

القالب اسم ووصف وقائمة مهام. لكل مهمة عنوان (يقترح النموذج مثلاً «توقيع عقد العمل»)، ونوع من أربعة: رفع مستند، أو إعداد تقنية المعلومات، أو دورة تدريبية، أو مهمة مخصصة. ثم «الموعد النهائي (أيام)» وهو عدد الأيام من بداية التأهيل لإكمال المهمة، وعلامة تحدد هل هي مطلوبة.

الفرق بين قالب جيد وقالب سيئ يظهر في شهر الإجازات. القالب الجيد لا يقول «أرسل المستندات قريباً»، بل يقول «الهوية والتأشيرة والشهادة الطبية خلال ثلاثة أيام من البدء». وننصح بقالب لكل وظيفة أو موقع لا قالب واحد ضخم: ما يحتاجه مشرف موقع في الجبيل يختلف عما يحتاجه محاسب في المكتب الرئيسي.

مثال على قالب لمشرف موقع، ونعرضه فكرةً لا وصفة: مهمة مستند للهوية والتأشيرة بموعد ثلاثة أيام، ومهمة دورة تدريبية في السلامة بموعد يومين، ومهمة تقنية معلومات لبطاقة أمنية وبريد إلكتروني بموعد يوم واحد، ومهمة مخصصة لجولة تعريفية يؤكدها المدير. وإذا حذفت قالباً لاحقاً فالشاشة تحذرك من أنه لا رجعة فيه، وتطمئنك إلى أن التعيينات النشطة التي تستخدمه لن تتأثر.

من شاشة EMPID العربية بيئة عرض تجريبية

كيف تعيّن القالب لموظف جديد ويرى هو مهامه؟

الموظف يجب أن يكون مسجلاً في «الموظفون» أولاً. بعدها، من «تعيين سير عمل لموظف» تبحث باسمه، وتختار القالب، وتحدد «تاريخ البدء» الذي تُحسب منه المواعيد النهائية. لا يقبل النظام تعييناً نشطاً ثانياً للموظف نفسه على القالب نفسه، فلا تتكرر عليه المهام بالخطأ.

انتبه إلى تاريخ البدء. إذا وقّع موظفك عقده قبل رمضان لكنه سيصل بعد العيد، فاجعل التاريخ يوم وصوله الفعلي لا يوم التوقيع، لأن الموعد النهائي لكل مهمة يُحسب منه. وإلا ظهر الموظف متأخراً في مهمة لم يكن قادراً حتى على فتحها.

الحالات الظاهرة للتعيين هي لم يبدأ وقيد التنفيذ ومكتمل ومتأخر، وللمهمة حالاتها: قيد الانتظار، وقيد التنفيذ، ومكتمل، ومتأخر، وتم التجاوز، وبانتظار التحقق. وفي الخلفية لا يعود تعيين مكتمل أو ملغى إلى ما قبله، فإن احتجت إلى إعادة التأهيل فأنشئ تعييناً جديداً.

في الجهة الأخرى، يرى الموظف شاشة «مهام تأهيلي» بعبارة «أكمل مهام تأهيلك وتتبع تقدمك»: يفتح المهمة، ويرفع الملف أو يحدد الحاسب الذي يحتاجه أو يبدأ الدورة. ولأن النص عربي كامل في الواجهة، لن يحتاج الموظف الذي لا يتقن الإنجليزية إلى من يشرح له ماذا يُطلب منه.

ملاحظة: في الكتالوج تُسمى الوحدة «التهيئة الوظيفية»، وفي القائمة الجانبية «التأهيل». هما الشيء نفسه، ولا تخلطهما مع «معالج إعداد مساحة العمل» الذي يهيئ الشركة نفسها لا موظفيها.

كيف تراجع مستندات الموظف الجديد؟

تبويب «المستندات» هو صندوق الوارد لدى الموارد البشرية. يقبل رفع الصور (JPG وPNG) وPDF ومستندات Word، بحد 10 ميغابايت للصور و50 ميغابايت للمستندات حسب ما تكتبه الشاشة. تحتها تصفية: جميع المستندات، المعلقة، المقبولة، المرفوضة.

قبل أن تقرر، عاين المستند أو نزّله؛ الشاشة نفسها تقول «عاين المستند أو نزّله قبل اتخاذ القرار». ثم «موافقة» أو «رفض». الرفض يتطلب «سبباً» لا يزيد على 500 حرف، والنموذج يضرب مثالاً جيداً: «المستند غير واضح. يرجى تقديم نسخة أوضح تُظهر جميع الصفحات». هذا السبب هو ما سيقرؤه الموظف، فاكتبه كما تكتب لزميل لا كما تكتب لنظام.

ولا يعني ذلك أن كل مستند يحتاج إلى لجنة. اجعل مهمة المستند محددة بعنوان ووصف يقولان ما المطلوب بالضبط، فنصف الرفض في أي شركة سببه أن الموظف لم يفهم أي صفحة تُرفع. وحين تعرف أنك سترفض، اكتب السبب فوراً بدل أن تترك الملف معلقاً أسبوعاً.

قصة تتكرر: صورة جواز مقطوعة من الأسفل تُقبل لأن المراجع مستعجل، وبعد ثلاثة أشهر يحتاج قسم التأشيرات إلى الصفحة الأخيرة. التزم بقاعدة بسيطة: لا موافقة على مستند لا تقرأ كل بياناته. وكل قرار يسجَّل باسم المراجع وتاريخه، ويظهر سجل تاريخ المستند عند فتحه.

ويصل إلى الموظف إشعار بالقبول أو الرفض، فلا يضطر إلى سؤال الموارد البشرية عن حال ملفه.

من يجهز الحاسب والصلاحيات، وكيف يُتابع التدريب؟

مهمة «إعداد تقنية المعلومات» تنتج طلباً في تبويب «طلبات إعداد تقنية المعلومات». يختار الطلب المعدات (حاسوب محمول أو مكتبي، شاشة، لوحة مفاتيح، هاتف، كاميرا، قاعدة توصيل وغيرها) والوصول (دخول مبنى المكتب، البريد، التخزين السحابي، أدوات المشاريع، الشبكة الافتراضية، مستودع الشيفرة وغيرها)، مع ملاحظات إضافية. ثم يُسند إلى عضو من الفريق، وتتبدل حالته بين قيد الانتظار وتم التعيين وقيد التنفيذ ومكتمل، ويمكن إلغاؤه.

الفكرة أن يرى مدير الموظف الجديد أين وصل حاسبه دون أن يسأل مسؤول الدعم في الممر. والرسالة الظاهرة للموظف تقول إن الفريق سيراجع الطلب وستصله إشعارات بحالته.

وحين يُسلَّم كل شيء، يضغط الفريق على الإكمال بعد تسليم المعدات وتهيئة الأنظمة، كما يوجه نص الشاشة نفسه. لا تغلق الطلب لمجرد أن الحاسب خرج من المخزن؛ أغلقه حين يستطيع الموظف تسجيل الدخول به.

أما «المهام التدريبية» فتعيّن دورة من قائمة: التعريف بالشركة، السلامة، خصوصية البيانات والامتثال، مدونة السلوك، التوعية بأمن تقنية المعلومات، وغيرها، مع تاريخ استحقاق ورابط اختياري للدورة. يمكن إكمال التدريب بثلاث طرق: إبلاغ ذاتي، أو رفع الشهادة، أو التحقق عبر نظام التعلم. وإذا لم ينجح الموظف يُسجَّل «لم ينجح التدريب» مع السبب، ويظهر عدد الأيام المتبقية أو المتأخرة.

في شركة مقاولات، تدريب السلامة قبل دخول الموقع ليس خياراً. اجعل المهمة «مطلوبة» بموعد قصير، فيظهر المتأخر عنها في الأحمر قبل أن يصل إلى الموقع.

كم تبلغ فترة التجربة في السعودية والإمارات والبحرين؟

التأهيل يدور غالباً حول فترة التجربة، فلنضع الأرقام بجانب بعضها. هذه حدود فترة التجربة في ثلاث دول تحققنا منها من مصادرها، وهي معلومات عامة وليست استشارة قانونية، والأنظمة تتغير. لاحظ كيف تختلف الدول في أمر واحد على الأقل: هل تكتفي بالمدة، أم تشترط أيضاً إشعاراً، أم تمنع تكرار التجربة مع صاحب العمل نفسه؟

أما قطر والكويت وعُمان فلم نتحقق من أرقامها لهذا المقال، فراجع نص النظام الساري أو مستشارك. ولا يتحقق EMPID من حد فترة التجربة نيابة عنك؛ ما يفعله أن تُسجَّل الفترة وتمديدها وقرار التثبيت في وحدة الموارد البشرية الأساسية، وتظهر الأيام المتبقية للمراجعة في ملف الموظف. اجعل مواعيد مهام التأهيل أقصر بكثير من هذه الحدود، فمن تتأخر مستنداته حتى الشهر الخامس لن يفيده التأهيل.

كيف تعرف أن التأهيل تأخر قبل أن يشتكي أحد؟

المتابعة تجري في ثلاثة أماكن. تبويب «تتبع التقدم» يعرض التقدم الإجمالي وعدد التعيينات قيد التنفيذ والمتأخرة، وتبويب «مهام الموظفين» يعرض كل تعيين على حدة، و«التحليلات» تضيف الاتجاهات وكشف الاختناقات وتصدير التقارير. المهمة تُعدّ متأخرة عندما يتجاوز الوقت من بدء التأهيل عدد أيام موعدها النهائي ولم تكتمل.

التذكيرات نفسها قابلة للضبط: «إرسال تذكير مستحق قريباً (أيام قبل)»، و«إرسال تذكير متأخر (أيام بعد)»، وتكرار التذكير، وعبر البريد الإلكتروني أو داخل التطبيق ولا بد من تفعيل طريقة واحدة على الأقل. أنواع الإشعارات: تم التعيين، قريب الاستحقاق، متأخر، مقبول، مرفوض، مكتمل.

وللساعات الهادئة فائدة حقيقية في رمضان وفي ورديات الليل: تحدد وقت البدء والنهاية فلا تصل التذكيرات خلالهما، والتذكيرات تحترم هذا الإعداد. اضبطها مرة وانسَ الموضوع، بدل أن يتلقى موظف جديد رسالة «أنت متأخر» عند السحور.

وتبويب «الإشعارات» يعرض ما أُرسل بعدد غير المقروء وبتصفية حسب النوع والحالة، وبعبارة مثل «عرض 10 من أصل 40 إشعاراً». افتحه حين يقول مدير إنه لم يعلم بمهمة، فستعرف هل أُرسل الإشعار أصلاً قبل أن تتهم أحداً.

ما حدود هذه الوحدة، وكم تكلف؟

لا يرتبط EMPID بأي جهة حكومية. لا يرفع عقود التوظيف إلى منصات وزارة الموارد البشرية، ولا يسجل الموظف في التأمينات، ولا يصدر تأشيرة ولا رخصة عمل. هو يحفظ ما يرفعه الموظف ويتتبع من راجعه، فتجهّز منه ما تحتاجه لمساراتك الرسمية. ولا تفترض ربطاً مع نظام تعلم خارجي أو توقيع إلكتروني للعقد دون أن تسأل فريق الريتاج، فلم نرَ هذا في الشاشات التي راجعناها.

ولا يحل محل لقاء الترحيب. القائمة تضمن ألا يُنسى الحاسب والمستند، أما أن يشعر الموظف أنه مرغوب فيه فهذا عمل مديره. أفضل استخدام أن تترك للنظام الملاحقة وتحتفظ لنفسك بالحديث، وأن تراجع القالب كل ربع سنة لأن الشركات تغيّر أدواتها وسياساتها أسرع مما تحدّث قوائمها.

من ناحية التكلفة، سعر القائمة 3 ريالات أو 3 دراهم للموظف النشط شهرياً، وهناك تجربة مدتها 14 يوماً، مع خصم 10% عند اشتراك ثلاث وحدات فأكثر حسب كتالوج الأسعار وقت الكتابة. راجع الأسعار المحدثة قبل أن تقرر.

أسئلة شائعة