تقارير الموارد البشرية في الخليج: جدولة وتصدير بصلاحيات واضحة

كيف تبني تقرير الموارد البشرية الشهري في EMPID خطوة بخطوة؟

افتح صفحة التقارير. ستجد قوالب موزعة على فئات مثل الحضور والإجازات والمالية والأداء والموارد البشرية والأصول، وفوقها حقل للبحث في القوالب ومرشح للفئة. اختر القالب، ثم حدد تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء. الخطوة التالية هي التي يتجاوزها كثيرون: الأعمدة المحددة. قد يحمل القالب أعمدة لا يحتاجها قارئك، وكل عمود زائد يجعل الملف أصعب في القراءة وأخطر إن تسرب.

بعدها تضيف عوامل التصفية بعوامل بسيطة: يساوي، ويحتوي، وأكبر من، وأقل من، وبين. ثم تضغط معاينة فيعرض لك التقرير وعدد السجلات التي خرجت. هذا العدد هو أول اختبار: إن كنت تتوقع مئتي موظف فرأيت اثنين وثلاثين، فالمشكلة غالباً في المرشح لا في البيانات.

وللحضور والإجازات والرواتب صفحات جاهزة بمؤشرات في أعلاها. تقرير الحضور مثلاً يعرض إجمالي الموظفين والحاضرين والغائبين اليوم ومتوسط معدل الحضور ومتوسط ساعات العمل يومياً وساعات العمل الإضافي هذا الشهر، ثم تفصيلاً حسب القسم وحسب الموظف. وتقرير الإجازات يعرض معدل استخدام الإجازات ومعدل الموافقة وتوزيع الأنواع. ابدأ بهذه الصفحات إن كان سؤالك قياسياً، واستخدم منشئ التقارير حين تريد أعمدة بعينها.

من شاشة EMPID العربية بيئة عرض تجريبية

كيف تجدول تقرير الموارد البشرية ليصل إلى بريد المالك؟

في أسفل صفحة التقارير قسم التقارير المجدولة. تضغط جدولة تقرير فتظهر نموذج قصير: الاسم، والتقرير، والتكرار، والتنسيق، وموعد التشغيل التالي، والمستلمون. التكرار يومي أو أسبوعي أو شهري أو ربع سنوي أو سنوي. والتنسيق CSV أو Excel أو PDF. ويصل الملف مرفقاً بالبريد، ويستخدم الجدول المنطقة الزمنية المضبوطة لمساحة عملك بصورة افتراضية.

المستلمون عناوين بريد تكتبها مفصولة بفواصل، بحد أقصى عشرون عنواناً، وتتحقق الشاشة من صحة كل عنوان وتخبرك أيها خاطئ. موعد التشغيل التالي يجب أن يكون في المستقبل، وإلا رُفض الطلب.

وهنا خطأ أراه سيقع لكثيرين، فانتبه له. زر اختبار لا يرسل لك أنت وحدك. التجربة تشغّل التقرير فعلياً وترسله إلى المستلمين المسجلين في الجدولة. تخيّل مديرة موارد بشرية في شركة تجزئة في الرياض تضغط اختبار على تقرير رواتب مجدول، وفي قائمته بريد المحاسب الخارجي. وصلت الأرقام إلى من لم يكن ينبغي أن تصل إليه قبل الموعد وقبل المراجعة. لذلك أنشئ الجدولة أولاً بعنوانك أنت، واختبرها، ثم احذفها وأنشئ النسخة النهائية، فلا أرى في القائمة الحالية زر تعديل للمستلمين.

ويمكنك إيقاف الجدولة مؤقتاً واستئنافها لاحقاً، وهذا يفيدك في الإجازة الطويلة أو في موسم الإغلاق السنوي.

أي تقرير يذهب إلى من، وبأي إيقاع؟

قبل أن تضغط جدولة تقرير، اكتب على ورقة ثلاثة أسماء: من يقرأ، وماذا سيقرر، وكل كم يوم. هذا ما يميز جدولة تنفع من جدولة تملأ صناديق البريد.

وللتجربة العملية قاعدة تفيدك: لا ترسل تقريراً جديداً إلى أحد قبل أن تقرأه مرتين بنفسك لشهرين متتاليين. التقرير الذي لم يُجرَّب يكتشف خطأه المالك أمام الإدارة، لا أنت في مكتبك.

المالك يكفيه عادة تقرير شهري واحد قصير، فيه الحضور والعمل الإضافي، يصله في اليوم الثاني من الشهر قبل اجتماع الإدارة. المدير المالي يحتاج ملف الرواتب في موعد الإغلاق، لا أسبوعياً، ومن الأفضل أن يستلمه بعد اعتماد الدورة لا قبلها. ومديرو الفروع يستفيدون من تقرير أسبوعي عن الغياب والتأخير، لأن الإجراء الممكن أسبوعي لا شهري.

ولا تجعل التقرير اليومي إلا لسبب تشغيلي واضح، كمتابعة موقع في موسم ضغط. فالتقرير اليومي الذي لا يفتحه أحد يعلّم الجميع تجاهل رسائل النظام، وحين يصل تقرير مهم لن ينتبه إليه أحد.

وفي رمضان وأيام العيد غيّر الإيقاع إن لزم. أوقف الجدولة مؤقتاً لأسبوع العيد بدل أن تصل التقارير إلى صناديق بريد فريق في إجازة، ثم استأنفها بعد العودة.

من يستطيع تنزيل التقرير؟ التصدير والصلاحيات

في EMPID فرق واضح بين أن ترى التقرير وأن تحمّله. الشاشة تقول حرفياً إن بإمكانك إنشاء التقارير ومعاينتها، لكن تنزيلها يتطلب صلاحية تصدير التقارير. هذا ما يتيح لك أن تدع مدير فرع يطلع على أرقام فريقه دون أن يخرج بنسخة كاملة في ملف.

تقارير الرواتب أشد صرامة. التصدير يحتاج صلاحية تصدير الرواتب، وصيغته CSV فقط، بأعمدة ثابتة، والتصفية فيه بتاريخ الدفع، والحد الأقصى عشرة آلاف سجل في الطلب الواحد. وإذا طلب أحدهم تقرير موظف بعينه وليست لديه صلاحية واسعة على الرواتب، فالخادم يتحقق من حقه في الوصول إلى ذلك الموظف قبل أن يسلّم الملف.

ملاحظتان تقنيتان مفيدتان لفريق المالية. الأولى أن ملفات الرواتب والحضور والإجازات تُكتب بترميز UTF-8 مع علامة BOM، وهذا ما يجعل Excel يفتح الأسماء العربية سليمة بدل رموز متقطعة. والثانية أن الشيفرة تعالج الخلايا التي تبدأ بعلامات تُفسَّر صيغاً، فلا تنفذ خلية خبيثة في اسم موظف حين يفتحها محاسب. وأنصح مع ذلك باختبار الملف بحسابك قبل أن تعتمده في دورة الإغلاق.

أما المدير الذي يطلب تقرير فريقه، فتسمح مسارات الحضور والإجازات لمن يملك صلاحية الفريق، ويفترض أن ينحصر ما يراه في فريقه. اختبر ذلك بحساب مدير تجريبي قبل أن تعتمد عليه.

ما الذي تقوله أرقام الحضور والإجازات والعمل الإضافي، وما الذي لا تقوله؟

الأرقام تجيب عن سؤال واحد في كل مرة. تقرير العمل الإضافي يعرض إجمالي الساعات، وتوزيعها حسب الموظف وحسب القسم، واتجاهها عبر الفترة. ينفع هذا حين تريد أن تعرف أين تتركز الساعات، لكنه لا يقول لك لماذا. قد يكون السبب مشروعاً متأخراً، أو وردية مفتوحة، أو موظفاً واحداً يغطي نقصاً في فريقه.

وفي الخليج تتعقد المقارنة بين الفروع. فرع في الرياض وآخر في دبي وثالث في مسقط قد تختلف أيام راحتهم الأسبوعية وساعات عملهم في رمضان، وقد يعمل ورش المواقع على نظام ورديات مختلف في الصيف. لذلك لا تقارن متوسط ساعات فرعين قبل أن تتأكد أنهما يعملان بالتعريف نفسه للدوام، وإلا ظهر لك الفرع الأطول عملاً كأنه الأقل التزاماً.

وفي الإجازات، لا يكفي معدل الاستخدام. اقرأه مع الأيام المعلقة والمرفوضة، ومع الموسم. معدل منخفض في سبتمبر في فريق فيه موظفون من جنسيات تسافر في الصيف قد يعني ببساطة أن الإجازات مؤجلة إلى الشتاء، فيتراكم الرصيد عندك التزاماً مالياً. هذا النوع من القراءة هو الفرق بين تقرير يُرسل وتقرير يُستعمل.

كل هذا مشتق من بيانات وحدات الحضور والإجازات والرواتب عندك. وإن كانت تلك الوحدات غير مفعلة أو لم تُحدّث، فلن يصلح التقرير ما لم تصلحه هناك.

ما حدود لوحة التحليلات اليوم؟

في الشريط الجانبي صفحة اسمها التحليلات، ولوحة التحليلات فيها أربعة تبويبات: نظرة عامة، وتحليل المهام، والاتجاهات والعناقيد، وتقدم الموظفين. وهي تعرض مؤشرات بدليل ألوان واضح: ممتاز عند 75 في المئة فأكثر، وجيد بين 50 و75، ومقبول بين 25 و50، وضعيف دون 25.

والأمانة تقتضي أن أقول ما لاحظته في الشيفرة والشاشات: هذه اللوحة مبنية على بيانات التهيئة الوظيفية، فنظرة عامة تعرض تعيينات التهيئة ونسب الإنجاز، وتحليل المهام يغوص في مهام المستندات والتدريب وتجهيز تقنية المعلومات. وتظهر التبويبات لمن لديه صلاحية عرض التهيئة. أما من يملك صلاحية التقارير دون ذلك، فتخبره الشاشة بأن دوره يتيح الوصول إلى التقارير لكنه لا يتيح الوصول إلى أي مجال من بياناتها.

فإن كنت تتوقع لوحة عامة تبني فيها مؤشراتك الخاصة، أو توقعات للتسرب الوظيفي، أو نموذجاً لتكلفة الرواتب، فلا تجدها في هذه النسخة. ما يقدمه EMPID اليوم هو تقارير واضحة قابلة للجدولة والتصدير ولوحة تحليل للتهيئة. وإن كان عندك مؤشر محدد تحتاجه، فاكتب لنا ونخبرك إن كان قريباً من الموجود. وتقارير الامتثال الخليجي لها مقال مستقل، وتقارير وقت المشاريع تحتاج وحدة تكاليف المشاريع.

ماذا عن بيانات الموظفين حين تتحول إلى ملفات وبريد؟

التقرير المصدّر نسخة من بيانات شخصية، والتقرير المجدول نسخة تتكرر كل شهر وتسافر في البريد. لذلك أنصح بثلاث عادات: قلّل الأعمدة إلى ما يحتاجه القارئ، واجعل المستلمين عناوين الشركة لا بريداً شخصياً، وراجع قائمة الجداول المجدولة كل ربع سنة لتحذف ما لم يعد له معنى.

وتساعدك صفحة سجل التقارير على الرقابة. تعرض عدد التقارير المكتملة والفاشلة، وفيها بحث بالاسم ومرشح بالفترة، ويظهر لكل تشغيل عدد صفوفه، فتعرف مثلاً أن تقرير رواتب خرج بعدد صفوف لا يشبه عدد موظفيك. هو دفتر بسيط، لكنه يغنيك عن السؤال: من أخرج هذا الملف، ومتى؟

الجدول التالي يلخص ما استطعنا التحقق منه من مصادر رسمية عن حماية البيانات. أما قطر والكويت وسلطنة عُمان ومملكة البحرين فلم نتحقق لهذا المقال من مصدر رسمي، فراجع مستشارك القانوني. وهذه معلومات عامة وليست استشارة قانونية، والأنظمة تتغير.

أسئلة شائعة